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La gestion de ce changement est désormais facilitée par Org@Work, une solution technologique développée par Lundano, une société de conseil spécialisée dans la transformation d’entreprise et le développement de logiciels. La solution hautement opérationnelle vise à aider les entreprises à adapter rapidement leur organisation au travail à domicile. Org@Work est désormais publié sur la marketplace Microsoft Teams et disponible sur Microsoft AppSource.

Un difficile équilibre à trouver entre présentiel et distanciel

La crise sanitaire a imposé le travail à domicile dans tous les secteurs éligibles, laissant progressivement la place à un modèle hybride entre travail sur site et travail à distance. Un équilibre qui n’est pas toujours facile à trouver, et qui oblige l’entreprise à accompagner différemment collaborateurs et managers dans leurs différents domaines de responsabilité, partage d’informations, coordination de projets ou encore gestion des risques d’assurance.

Pour simplifier et optimiser la mise en œuvre d’une telle approche, le cabinet de conseil Lundano a conçu et développé Org@Work, une solution intuitive qui structure la mise en œuvre opérationnelle de ce nouveau modèle hybride et délivre des informations en temps réel sur la présence physique des collaborateurs sur site, avec une transparence.

Avec Teams, Org@Work décuple son efficacité !

Si Org@work peut être installée de façon autonome sur le système d’information de l’entreprise, l’intérêt de l’activer dans Teams est de permettre aux collaborateurs de n’utiliser qu’une seule solution pour gérer leur travail au quotidien. Un outil avec lequel ils sont déjà familiarisés.

Ainsi, depuis Teams, les salariés et managers accèdent à l’ensemble des éléments utiles pour travailler de manière optimale qu’ils soient sur site ou en télétravail : calendrier, notifications d’équipe, chat, conférence à distance, partage de documents et, désormais, gestion de leur présence dans l’entreprise. Toutes les semaines ou une fois par mois, chaque collaborateur renseigne dans son planning Org@Work ses préférences tel jour sur site et tel autre à domicile, chez un client, sur un autre site ou dans un espace de coworking, ainsi que ses demandes de RTT ou de congés.

Son manager accède à une vision consolidée du planning de ses équipes, valide ou invalide leurs souhaits en fonction du taux d’occupation maximum des locaux imposé par la direction pour limiter les risques sanitaires, par exemple, ou des impératifs de travail (réunion en présentiel obligatoire, rendez-vous client, etc.).

Chaque décision est soumise à l’approbation des règles encadrant le télétravail dans l’entreprise, qui sont automatiquement gérées par l’outil et font l’objet d’alertes en cas de non-respect.

Ce système performant vient d’être proposé par Microsoft dans la boutique Teams. Org@ Work peut désormais être activé depuis la plateforme collaborative pour encore plus de simplicité et d’efficacité.

Si Org@Work peut être installé automatiquement sur le système d’information de l’entreprise, l’avantage de l’activer dans Teams permet aux collaborateurs d’utiliser une solution unique pour gérer leur travail quotidien. Un outil avec lequel la plupart d’entre eux sont déjà familiers.

Depuis Teams, collaborateurs et managers peuvent avoir accès à tout ce dont ils ont besoin pour travailler dans des conditions optimales qu’ils soient sur site ou à domicile : calendrier, notifications d’équipe, chat, conférence à distance, partage de documents et, désormais, un outil de gestion de leur présence sur site ou à distance. Les employés peuvent remplir leur horaire sur Org@Work avec des jours d’absence ou de présence, ainsi que leurs demandes de vacances ou de réservation d’espace de bureau.

Les managers peuvent alors avoir accès à une vue consolidée des plannings de leurs équipes. Ils peuvent assurer un accès égal au travail à distance pour tous, envisager des situations spécifiques et personnelles, s’assurer que le cadre fixé par l’entreprise est respecté et maîtriser le taux d’occupation pour la gestion des espaces.

Pour simplifier chaque décision, Org@Work intègre toutes les règles de l’entreprise et les accords à distance, et fournit également des alertes pour guider les employés avec leurs entrées. L’accès à toutes les fonctions est facilité par l’intégration de l’outil avec la plateforme Teams, qui permet aux managers de valider les demandes de leurs collaborateurs, d’animer leur équipe et de partager du contenu avec eux.

Plus récemment, Lundano travaille sur une intégration supplémentaire avec Microsoft 365.

« La publication dans la marketplace Microsoft Teams va favoriser encore plus l’adoption d’Org@Work dans l’entreprise. Son interface se fond dans celle de Teams, ce qui rend son utilisation très intuitive et transparente pour les collaborateurs. Dans un seul outil, ces derniers peuvent désormais organiser très facilement leur travail et télétravail, avec une efficacité maximale », se réjouit Christophe Platet, fondateur et dirigeant de Lundano.

« Nos clients comptent sur Microsoft Teams pour communiquer et travailler, encore plus avec le récent passage au télétravail », déclare Daniel Canning, directeur de Microsoft Teams Platform. « Nous nous félicitons de l’intégration d’Org@Work avec Teams pour aider à l’organisation du travail sur site ou à distance ».

https://www.lundano.com/