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L’expertise d’Elpack, en tant que sous-traitant électronique, s’étend de la fabrication de l’objet connecté miniaturisé au dispositif médical sophistiqué de type échographe, en passant par le coffret électronique. L’entreprise est positionnée sur un marché de petites & moyennes séries, pour des clients de type PME, ETI, et filiales de groupes internationaux.

Dans le cadre de son activité, Elpack a besoin d’identifier les articles dits critiques, ceux dont les délais de livraison sont en hausse et/ou dont les stocks sont à la baisse, voire en rupture. Son objectif : aviser les clients en temps réel pour pouvoir trouver une solution adaptée aux contraintes du marché. Au vu de la nature des secteurs de ses clients, l’entreprise est également attendue sur d’autres éléments : 100% de traçabilité, liste restreinte de fournisseurs autorisés, composants spécifiques, etc. Elpack doit donc répondre à ces attentes dès la phase de devis, et combiner deux objectifs antagonistes, fournir le plus d’informations possibles au client tout en étant très réactif dans la remise du devis.

Quels étaient les besoins d’Elpack ?

La société s’est vue confrontée à plusieurs obstacles empêchant la continuité et la fluidité des activités de chiffrage de cartes, ainsi que la réponse de manière rapide à une croissance constante du nombre de devis à réaliser.

Avec comme principal obstacle, le manque de ressources humaines, signifiant que la réalisation de devis (environ 280 par an) passait souvent au second plan et que les délais étaient donc prolongés pour le chiffrage matière, causant une certaine insatisfaction auprès de leurs clients. Or, augmenter les ressources pour améliorer ce délai de réponse n’était pas une solution satisfaisante. De plus, le nombre de devis à réaliser était en augmentation constante du fait d’une démarche de croissance engagée par Elpack, mais aussi du contexte actuel qui oblige les acheteurs à rechiffrer davantage.

Par ailleurs, le manque de solution adaptée impliquait également beaucoup de tâches manuelles fastidieuses, par exemple la compilation des cotations fournisseurs pour choisir la meilleure offre. Le suivi des demandes de devis devenait très chronophage, devant être réalisé manuellement, ligne par ligne dans un tableur Excel, augmentant le risque d’erreur. En outre, certaines activités ne pouvaient plus être réalisées, car les actions manuelles étaient prenantes (récupération des prix des fournisseurs sur les sites web, création de tous les éléments du devis dans l’ERP).

Autres facteurs actuels : la crise sanitaire à laquelle s’ajoute la rupture de composants. Menant donc à des recherches de disponibilité et traitements des composants critiques plus longs, chargeant davantage les missions des acheteurs.

Qu’est-ce que la solution Buymanager a concrètement apporté à Elpack ?

“Nous sommes heureux d’accompagner Elpack dans la mise en place d’une solution intelligente, répondant aux défis conjoncturels auxquels le marché fait face actuellement. Notre outil permettra aux équipes d’Elpack de répondre de manière rapide et simplifiée aux demandes de leurs clients. Notre mission est de les aider également à mener à bien leur conduite du changement, et de soulager les équipes des acheteurs pour réaliser des missions à forte valeur ajoutée”, déclare Alice Grange, Directrice Customer Success et Support chez Supplyframe Europe.

Réduction des délais de chiffrage et focalisation sur les activités à valeur ajoutée

Pour pouvoir répondre aux problématiques citées plus haut, Elpack s’est équipé d’un logiciel de chiffrage de BOMs, dont l’objectif était de réduire le temps passé sur un devis. Pour ce faire, plusieurs solutions sont fournies par Buymanager :

 Une connexion par API avec des distributeurs & cataloguistes (près de 100 fournisseurs) pour obtenir les prix contrats Elpack (et aussi ceux du marché) en un clic. Ainsi, il est plus simple et plus rapide d’identifier le 20/80 et de chiffrer le bas de Pareto en quelques secondes.

 Un envoi des consultations de manière automatique aux fournisseurs, d’après la stratégie Achats définie par Elpack. Des relances fournisseurs sont également menées en quelques clics, en plus des comparaisons des cotations reçues avec choix de la meilleure offre.

Ces éléments - connexion API, réutilisation des prix cotations et prix ERP - permettent de chiffrer la majeure partie de la BOM (sans envoi de RFQ) et d’identifier les articles critiques (haut de Pareto, sans disponibilité, etc.). Ensuite, les RFQ sont envoyées sur un nombre limité de lignes, apportant un gain de temps et une réduction des délais pour les fournisseurs ainsi qu’Elpack. Et permettant par conséquent aux acheteurs de se focaliser sur ce nombre limité de lignes critiques.

“Nous sommes ravis de collaborer avec Buymanager sur une section aussi considérable de notre activité. Leur logiciel offre à la fois une facilité d’utilisation et une optimisation des délais, nécessaires à mesure que nous cherchons à répondre aux demandes plus importantes de nos clients”, indique Anaïs Gandy, Responsable achats et approvisionnement chez Elpack. “L’implémentation et le déploiement ont été un franc succès. Nous avons été accompagnés tout au long de cette phase critique, pour suivre ensemble la réalisation de nos objectifs.”

Accompagnement à la conduite du changement

Au-delà du déploiement technologique de la solution Buymanager, Elpack a également bénéficié d’une formation ainsi que d’un accompagnement pour suivre les progrès de l’équipe et les guider dans les premières semaines de l’utilisation de l’outil afin de tirer pleinement parti de toutes les fonctionnalités à disposition et, ainsi, augmenter leur productivité en matière de réalisation de devis.

Un accompagnement stratégique a également été proposé, avec une revue des objectifs avant la formation, une définition du travail au sein de Buymanager, ainsi qu’un suivi à 6 mois puis 1 an pour optimiser les résultats. Ce suivi continuera dans le futur, 1 à 2 fois par an.

Le déploiement de la solution en quelques chiffres :

Délai de chiffrage matière d’un devis :

 Divisé par 2 en 4 mois (objectif initial : réduire de 30% en 6 mois).

 Les devis simples sont établis en 1 jour.

 Les fonctions Achats ne constituent plus un goulet d’étranglement.

Temps de traitement d’un devis :

 Gain de temps de 40 à 60% réalisé.

Optimisation de la stratégie Achats & Fournisseurs :

 Réduction du nombre de fournisseurs consultés : passant de 8 fournisseurs à 2 ou 3.

 Consultation des fournisseurs uniquement sur les lignes distribuées : réponse moyenne des fournisseurs sous 24heures contre un délai de 2 semaines auparavant. Avec une satisfaction notable des fournisseurs sur ce nouveau mode de fonctionnement.

Outre les résultats quantitatifs, Elpack a aussi noté une évolution du métier des acheteurs. Grâce à la solution Buymanager, ils peuvent désormais se concentrer sur des missions valorisantes, à forte valeur ajoutée, car toutes les tâches chronophages sont effectuées via Buymanager.

Et après ?

Maintenant que la réalisation des devis a été fortement améliorée et simplifiée, Elpack va poursuivre la transformation digitale de sa Supply Chain avec l’appui de Supplyframe. Les prochaines étapes, dans la réalisation desquelles Buymanager va apporter une contribution, concernent la réintégration des données de Buymanager dans l’ERP, le processus de transformation des devis en commande, ou encore le suivi avancé des performances fournisseurs & Achats.

https://www.elpackpharel.com/

https://www.supplyframe.com/