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Il est temps d’en finir avec le vieux couple serveur de fichiers + messagerie qui, aujourd’hui, génère plus de problème en termes de gestion documentaire et de travail collaboratif qu’il n’en résout. Il s’agit pourtant des deux outils les plus répandus au sein des organisations. Ils sont même complétés par une myriade d’applications métiers, le plus souvent incapables de communiquer entre elles. Ce qui devient problématique quand on sait que nous passons environ 60% de notre temps à travailler sur des documents. Á cela s’ajoute le problème de la multiplication des terminaux de travail (PC, portable, smartphones, etc.) qui offrent chacun des espaces de stockage différents et contribuent à disperser l’information.

Ne plus perdre de temps, ne plus faire d’erreur

Le serveur de fichier et la messagerie ont beau être les outils les plus utilisés au sein des organisations, ce sont aussi ceux qui génèrent le plus d’erreurs et de risques. Nous nous sommes tous retrouvés un jour face à une messagerie débordante de mails avec des documents importants attachés en pièces jointes, ou encore devant un document dont on ne sait pas s’il s’agit de la bonne version, sans oublier les doublons, les versions obsolètes de documents, etc. Le tout avec une gestion nébuleuse et incertaine des droits et une absence totale de suivi. Résultat : nous perdons un temps précieux à chercher des documents dispersés entre tous ces espaces de stockage (serveurs, messagerie, cloud, terminaux, etc.) et nous sommes dans l’incapacité totale de respecter les processus et les délais. Sans oublier les problèmes de sécurité et de risques, qui avec le RGPD et le cloud act, ont pris encore plus d’importance.

4 règles pour réinventer la gestion documentaire

Il est donc temps de s’emparer du problème. Et pour cela, voici quelques règles simples :

1. Plutôt que d’avoir des documents dispersés entre les serveurs de fichiers, messageries, PC, tablettes et consorts, il est impératif de les centraliser au sein d’une unique base documentaire transversale. Cette base documentaire doit pouvoir être gérée par les responsables métiers qui savent qui doit avoir accès à quels documents. Il est important de disposer à la fois de « zones de travail » pour les directions et services (cette partie est souvent proche de l’arborescence qu’on retrouve sur un serveur de fichiers), tout comme de « zones transversales » pour que les documents liés aux projets inter-services puissent y être partagés sans avoir besoin de doublonner, ni d’envoyer en pièces-jointes par mail.

2. Il est nécessaire de collaborer autour du document et non « à côté ». En effet, au lieu d’écrire un email et d’y rattacher des documents, pour envoyer le tout à différents collègues et externes, toute l’activité doit être rattachée au document de travail lui-même, qui ne bouge pas de son emplacement de stockage. Ce sont les messages qui doivent être rattachés au document et non l’inverse ! C’est le seul moyen d’en finir avec les « silos » d’information et de garantir que les bonnes personnes auront accès aux bonnes informations, au bon moment.

3. La majeure partie des erreurs et pertes de temps est liée à la multitude des doublons et aux versions obsolètes des documents. Il est donc capitale de pouvoir partager le même fichier dans plusieurs emplacements, avec une gestion stricte des versions. Ce qui est impossible avec un serveur de fichiers. Chaque document doit, en effet, être unique, visible dans les différents « espaces de travail » nécessaires, afin de garantir lors de sa consultation/modification, que le document est à jour. Il est aussi important de connaître l’historique des versions (qui a créé quelle version et quand ?), ainsi que de pouvoir récupérer les anciennes versions en cas de besoin.

4. Il est impossible d’encadrer le traitement des documents dans le respect des processus métiers, avec un serveur de fichiers et des échanges d’emails et pièces-jointes. Il existe des outils de dématérialisation des processus, mais souvent, cela ne fait qu’ajouter de la complexité à une situation qui l’est déjà en dispersant davantage les documents. Aussi, pour garantir le respect des processus et des délais, il est indispensable de :

 Connaître / Pouvoir consulter facilement les processus métiers.

 Permettre aux collaborateurs d’effectuer la bonne tâche au bon moment, dans le cadre d’un circuit prédéterminé et toujours rattaché aux documents concernés.

 Permettre aux collaborateurs de toujours savoir où en est le document (quelle étape, quel responsable...) et de connaître les processus terminés, avec le détail des tâches effectuées.

Concrètement, comment faire ?

Il existe de nombreuses solutions sur le marché : RSE, GED, Intranets, ECM, Suites collaboratives plus ou moins complètes, etc. Le choix n’est pas toujours simple et trop souvent les besoins métiers sont succincts. Un éditeur français, CEO-Vision SAS a fait le pari il y a 10 ans, qu’un outil de travail collaboratif devait être centré sur les documents de travail. Ses retours d’expérience des déploiements de Chat/RSE et Intranet dans d’importantes structures, montrent l’éparpillement des échanges sur des "canaux" parallèles et le manque d’intégration avec la partie documentaire : des commentaires laissés dans un outil ne sont pas repris dans l’autre, problèmes de partage et d’accès à l’information (soit trop ouvert, soit trop fermé), d’historiques et versions des documents, des notifications... Néanmoins, les 2 types d’outils peuvent être complémentaires, toute la question est donc : "Comment les intégrer pour faciliter le travail collaboratif, plutôt que nous disperser ?"

C’est sur cette base que CEO-Vision fait évoluer son Digital Workplace GoFast : une symbiose des technologies Open Source les plus reconnues (Drupal (CMS), Alfresco (GED), Solr Apache (recherche), BonitaSoft (workflow), OnlyOffice (coédition), Jitsi Meet (webconférence), Riot (conversations/chatroom, une alternative à MS Teams). Ce qui permet à GoFast de proposer la gestion électronique de documents, des processus métiers, la gestion collaborative des tâches (kanban), la possibilité de collaborer et de coéditer des documents Office, d’échanger par chat ou d’organiser des réunions en ligne, de profiter d’un moteur de recherche puissant et efficace, le tout avec une administration simple et délégable. Une solution ouverte, interopérable, rapide à déployer et à prendre en main qui peut être déployée on premise ou en mode SaaS souverain (sur une plateforme dédiée au client)."

GoFast est d’ores et déjà utilisée par plusieurs grands acteurs du secteur privé et public, notamment l’AIFE (Ministère des Finances : toute la documentation de l’ERP de l’Etat "Chorus" est gérée sur GoFast), mais aussi l’INSA Lyon, des Collectivités Territoriales comme la Région Occitanie et des Départements, ou encore l’Agence Fédérale Belge Enabel.

http://www.ceo-vision.com/